Inspección de trabajo: qué te piden y cómo tenerlo todo listo
Una inspección de trabajo puede presentarse en tu empresa cualquier día, sin aviso previo. El inspector tiene potestad para solicitar documentación en el acto, y si no la tienes, las sanciones son inmediatas. No es cuestión de si vendrán, sino de cuándo.
¿Qué documentos pide una inspección de trabajo?
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, toda empresa con empleados está obligada a llevar un registro diario de jornada. Pero el fichaje es solo la punta del iceberg. Esto es lo que pueden pedirte:
- Registros de control horario — Entrada, salida y pausas de cada empleado, con marca de tiempo y durante los últimos 4 años.
- Contratos de trabajo — Firmados y actualizados, con sus correspondientes prórrogas o modificaciones.
- Nóminas — De los últimos meses, firmadas por el empleado.
- Calendario laboral — Con festivos, horarios y turnos.
- Registro de vacaciones — Solicitudes, aprobaciones y días disfrutados.
- Partes de baja médica — Altas, bajas y confirmaciones de incapacidad temporal.
- Evaluación de riesgos laborales — Y la entrega de EPIs si aplica.
Las multas por no tener el registro de jornada
Las sanciones están reguladas en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):
- Leve (registro incompleto o defectuoso): de 751 € a 1.500 €
- Grave (ausencia total de registro): de 1.501 € a 6.250 €
- Muy grave (reincidencia o falsificación): de 6.251 € a 187.515 €
Y lo peor: la multa se aplica por centro de trabajo. Si tienes 3 locales sin registro, son 3 sanciones independientes.
El problema real: encontrar los papeles a tiempo
Muchas empresas sí llevan registro, pero en hojas de Excel, cuadernos o sistemas desorganizados. Cuando el inspector pide "los fichajes de los últimos 6 meses del centro de Málaga", empieza el caos: llamadas a la gestoría, búsqueda de archivos, impresiones de última hora...
El inspector no espera. Si no lo presentas en el momento, es como no tenerlo.
Cómo estar preparado con Kiwii
Con un sistema como Kiwii, toda la documentación está centralizada y accesible en tiempo real:
- Fichajes: registrados automáticamente por WhatsApp, app, web o smartwatch, con geolocalización y sellado blockchain.
- Contratos y nóminas: subidos por tu gestoría y firmados digitalmente por cada empleado.
- Vacaciones e incidencias: registradas con fecha, aprobación y trazabilidad completa.
- EPIs: entregas firmadas, renovaciones y cumplimiento por puesto.
- Exportación en un click: informes por centro, por empleado o por periodo, listos para presentar al inspector.
No se trata de tener miedo a la inspección. Se trata de que cuando llegue, tú sigas trabajando tranquilo mientras Kiwii presenta los datos por ti.
¿Tu empresa está preparada?
Hazte estas preguntas: ¿Puedes generar ahora mismo un informe de fichajes de los últimos 6 meses? ¿Tienes las nóminas firmadas y accesibles? ¿Sabes qué EPIs ha recibido cada empleado?
Si la respuesta a cualquiera de ellas es "no" o "tendría que buscarlo", es el momento de digitalizarte. Con Kiwii puedes empezar en menos de 10 minutos y tener la tranquilidad de saber que todo está en orden.