Cómo nació Kiwii

Hola. Antes de KiwiiApp, los caminos del emprendimiento nos llevaron primero a la venta mayorista con equipo de comerciales, después a varios negocios de hostelería, y mientras se gestaba Kiwii dirigíamos cuatro centros de belleza donde llegamos a tener más de veinte personas en plantilla.

Si llevas un negocio con empleados sabes cómo va: la parte bonita es atender al cliente, hacer crecer el equipo, abrir otro centro. La parte fea empieza cuando cierras la puerta y te toca la administración. Eso es lo que mató nuestros fines de semana durante años. Y, sinceramente, por eso existe Kiwii.

La cronología de nuestra frustración

1. Los fichajes en papel

Empezamos como todos: una hoja en la pared, los empleados firmaban al entrar y al salir, recogíamos los papeles a final de mes y... bueno, mejor no contar lo que pasaba con la letra ilegible de algunos. O con la hoja que misteriosamente "desapareció" justo la semana en que se acumularon horas extra.

2. La máquina con huella dactilar

Compramos un sistema "profesional" con huella dactilar. Funcionó bien durante un tiempo. Hasta que llegó una inspección y necesitábamos dos años de fichajes. La máquina nos devolvió alegremente el último año y medio. ¿El resto? "Se sobrescribe automáticamente", según el fabricante. Multa.

3. Las nóminas: el bucle infinito

Cada mes, sin excepción:

1. Imprimir veintitantas nóminas a doble cara.
2. Repartirlas centro por centro.
3. Perseguir a la gente para que las firmara. (Una vez nos firmaron una con seis semanas de retraso.)
4. Escanearlas todas.
5. Mandárselas por email a la gestoría.
6. Guardar los originales en un archivador que ya no volvíamos a abrir.
7. Un mes después: "Oye, he perdido la nómina, ¿me la mandáis otra vez?". Y a empezar la cadena de nuevo.

Multiplica eso por veintitantos empleados y doce meses al año. Echa cuentas.

4. Las facturas, o la caza del tesoro trimestral

Tickets de proveedores en bolsillos de pantalón. Facturas PDF en un email. Otras en el del encargado. Otras en papel pinchadas en un corcho. Tarjetas de visita con un "te paso la factura" garabateado por detrás. Cada trimestre la gestoría nos escribía: "Mándanos las facturas del trimestre". Y empezaba la caza.

Una vez perdimos una factura de 4.300 €. La encontramos tres meses después, en el bolsillo de un mandil colgado en la lavandería. Es real. Aún tenemos la foto.

5. La obligación de VERI*FACTU

Cuando salió la obligación de VERI*FACTU pedimos presupuesto a varias empresas de software para integrarlo en nuestra contabilidad. La cifra más barata fue cinco mil euros. La más cara, dieciocho mil. Y eso solo para "preparar el sistema", sin contar mantenimiento. Cerramos el presupuesto pensando que era una broma del comercial.

6. Firmas, firmas y más firmas

Solicitud de vacaciones: firma. Entrega de EPIs: firma. Acuerdo de turno: firma. Confirmación de horas extra: firma. Nosotros persiguiendo a la gente con un bolígrafo por el centro, ellos diciendo "luego, luego". Y luego nunca.

7. Los pedidos entre centros (el caos puro)

Esto es real y todavía nos da risa. Teníamos centros que nos pedían mercancía por WhatsApp. Otros por email. Otros llamaban por teléfono. Y uno, juramos que es verdad, lo escribía en un papel que dejaba al lado de la caja registradora esperando a que alguien apareciera. Para hacer un cuadro semanal de qué falta dónde había que rastrear cuatro canales distintos. Ya no era trabajo de empresario, era trabajo de detective.

El click

Una tarde de sábado, después de pasarnos la mañana entera ordenando facturas en el suelo del salón, nos sentamos a hacer cuentas. No de dinero — de horas. Sumamos cuánto tiempo a la semana nos chupaba toda esta administración manual. La cifra fue brutal. Y no solo era nuestro tiempo: el de nuestros encargados también, que tenían su parte del marrón.

Pensamos una cosa muy obvia: si nosotros tenemos este problema, lo tienen miles de empresarios pequeños en España exactamente en nuestra misma situación. Hostelería, belleza, retail, talleres, clínicas. Todos con turnos. Todos persiguiendo nóminas. Todos buscando facturas a las 23:00 un domingo.

El software grande (Factorial, Sesame, Personio) está pensado para oficinas de consultoría con jornada fija — no para un restaurante con tres turnos rotativos y empleados que entran y salen cada mes. Y los que sí decían estar hechos para pymes eran caros, complicados, o pedían instalar otra app más que nuestros empleados no iban a abrir jamás.

Pero había una cosa que TODOS nuestros empleados ya tenían instalada y abrían cien veces al día: WhatsApp.

Así nació Kiwii

Málaga, 2025. La pregunta inicial fue sencilla: ¿y si el sistema operativo de la empresa fuera WhatsApp para el empleado, y un panel web para el jefe?

Hoy con Kiwii:

• Los fichajes se hacen escribiendo "entrar" en WhatsApp. O desde la app. O desde el navegador. O desde el smartwatch. Registro inmodificable con geolocalización y trazabilidad blockchain. Cumple el RD-ley 8/2019. Y, sobre todo, la próxima inspección no nos pilla con un año y medio de fichajes — todos están a salvo desde el primer día.
• Las nóminas se firman digitalmente desde el móvil. El empleado las tiene siempre disponibles en su área personal. Nunca más el clásico "he perdido la nómina, ¿me la mandáis?".
• Las facturas se suben con una foto por WhatsApp. La IA las lee, las clasifica y las archiva. Cada trimestre la gestoría las descarga ya etiquetadas y ordenadas. Cero cazar tesoros en bolsillos de mandiles.
• VERI*FACTU está integrado dentro de Kiwii como módulo. Sin pagar cinco mil euros aparte a nadie.
• Firmas de vacaciones, EPIs, acuerdos de turno: link al móvil del empleado, firma con el dedo, archivado automático. Cero papel, cero perseguir.
• Pedidos entre centros: todos por el mismo canal, con foto del albarán cuando llega la mercancía, control de stock automático. Adiós a la papelera mental con cuatro canales distintos.

Para quién hicimos Kiwii

Lo hicimos para los empresarios que éramos nosotros hace unos años. Probablemente tienes entre cinco y cincuenta empleados, dos o tres turnos al día, una gestoría externa, y la sensación de que media semana se te va en cosas que no son tu negocio.

Si lo que has leído arriba te suena a tu vida diaria, Kiwii es exactamente para ti. Hostelería, belleza, retail, talleres, clínicas, despachos profesionales — cualquier pyme española con empleados.

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