5 errores que cometen las empresas con el registro de jornada
Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada de sus empleados. Han pasado años y muchas empresas siguen cometiendo errores que, en una inspección, se traducen en multas de entre 751 € y 7.500 € por centro de trabajo.
Lo preocupante es que la mayoría de estos errores se cometen de buena fe: el empresario cree que está cumpliendo, pero no es así.
Error 1: Registrar solo la entrada
Es el error más común. La empresa controla a qué hora llegan los empleados, pero no registra la hora de salida. O la registra "de oficio" con la hora teórica del contrato.
El problema: la ley exige registrar la jornada real, no la teórica. Si un empleado tiene contrato de 8 a 15 pero se queda hasta las 16, esa hora extra debe quedar registrada. Un registro que siempre marca exactamente la hora del contrato es sospechoso para un inspector.
La solución: usar un sistema donde el empleado fiche entrada Y salida en tiempo real. Con variaciones naturales (09:02, 14:58, 15:05...) que reflejen la realidad.
Error 2: Hojas de firma en papel
Todavía hay empresas que pasan una hoja a final de mes para que los empleados firmen sus horarios. Es un método que cumple la forma pero no el fondo.
El problema: se firma de golpe, normalmente con fechas ya rellenadas. No hay garantía de que los datos sean reales. Un inspector experimentado lo detecta al instante. Además, si pierdes las hojas o se deterioran, es como no tenerlas.
La solución: un registro digital donde cada fichaje se produce en el momento real, con marca de tiempo del servidor (no del empleado) y geolocalización que confirma la ubicación.
Error 3: No registrar las pausas
Muchas empresas registran entrada y salida pero ignoran las pausas: la pausa del café, la comida, los descansos. Si la jornada es partida, el registro debe reflejarlo.
El problema: sin registro de pausas, una jornada de "9:00 a 18:00" parece una jornada de 9 horas seguidas. Si el convenio establece 8 horas con 1 hora de comida, tu registro no cuadra con la realidad y el inspector puede interpretar horas extra no compensadas.
La solución: que el sistema permita registrar PAUSA y VOLVER (o equivalente), y que el cómputo de horas descuente automáticamente los descansos.
Error 4: No conservar los registros
La empresa tiene un sistema de fichaje pero borra los datos al cabo de unos meses, o cambia de proveedor y pierde el histórico.
El problema: la ley exige conservar los registros durante 4 años. Si llega una inspección y piden los fichajes de hace 2 años, "ya no los tenemos" no es una excusa válida. Es sanción directa.
La solución: usar un sistema cloud donde los datos se almacenen de forma permanente, con backups automáticos y sin límite de antigüedad consultable.
Error 5: No tener los registros accesibles al instante
Este es el error más sutil. La empresa sí tiene registros, pero están en un Excel en el ordenador del responsable de RRHH, o en un sistema que tarda 10 minutos en generar un informe.
El problema: el inspector pide los datos y espera verlos en el momento. Si le dices "se lo envío esta tarde" o "tengo que llamar a mi proveedor para que me los exporte", es motivo de acta. La documentación debe estar accesible de forma inmediata.
La solución: un sistema que permita generar informes por centro, por empleado y por periodo con un solo click, exportables en PDF o Excel, listos para presentar en el momento.
La clave: que el sistema trabaje por ti
Los 5 errores tienen algo en común: ocurren cuando el registro de jornada depende de la disciplina humana. Cuando alguien tiene que acordarse de fichar bien, de guardar los papeles, de hacer copias.
Un buen sistema de control horario elimina la posibilidad de error: el fichaje se produce en tiempo real, se almacena automáticamente, se conserva indefinidamente y se puede consultar al instante. Tú solo tienes que asegurarte de que tus empleados fichan. Del resto se encarga la tecnología.