Cómo subir facturas a tu gestoría con una foto desde WhatsApp
Todos los empresarios tienen el mismo problema con las facturas: llegan en papel, se acumulan en una carpeta (o en un cajón), y a final de mes toca el ritual de escanearlas, organizarlas y enviarlas a la gestoría. Siempre falta alguna. Siempre hay prisas.
Y lo peor es cuando la gestoría te llama preguntando por una factura que juraste haber enviado pero que no aparece por ningún lado.
La solución: una foto y listo
Con Kiwii puedes enviar tus facturas de dos formas:
Desde WhatsApp
Recibes una factura en papel, le haces una foto con el móvil y la envías por WhatsApp al número de Kiwii. La inteligencia artificial extrae automáticamente el proveedor, el NIF, la base imponible, el IVA y el IRPF. Tu gestoría la tiene en su panel al instante.
Desde tu panel de administración
Si prefieres subirlas desde el ordenador, puedes hacerlo una a una o por lotes (múltiples archivos o un ZIP). El sistema procesa todas con IA y las organiza automáticamente.
¿Qué hace la IA exactamente?
Cuando subes una factura (ya sea por foto o PDF), la IA analiza el documento y extrae:
- Proveedor: nombre y NIF
- Fecha de emisión
- Base imponible
- IVA (tipo y cantidad)
- IRPF (si aplica)
- Total
Tú solo revisas que esté correcto (normalmente lo está) y listo. Tu gestoría puede descargar todas las facturas del mes con un solo click, organizadas y con los datos ya extraídos.
Ventajas que no son obvias
- No se pierden facturas: si la envías en el momento, no hay nada que se traspapele.
- Se acabaron las prisas de final de mes: las facturas llegan a la gestoría en tiempo real.
- Historial completo: todas las facturas quedan registradas con fecha, origen y estado.
- Filtros potentes: busca por proveedor, fecha, importe o estado.
- Tus empleados también pueden: con el módulo de gastos, empleados autorizados pueden enviar tickets de gastos por WhatsApp.
Y para los gastos de empleados
¿Tus empleados pagan dietas, gasolina o materiales con su dinero? Con Kiwii puedes autorizar a empleados específicos para que envíen sus tickets de gastos por WhatsApp. Cada gasto queda registrado con el empleado, el centro y la fecha. Tú lo revisas y apruebas desde el panel.
Se acabó el "dame el ticket que te lo devuelvo" y las notas de gastos en papel al final del mes.
¿Cómo empiezo?
Si ya eres cliente de Kiwii, la función de facturas por WhatsApp está disponible en tu panel. Si tu gestoría también usa Kiwii, las facturas les llegan directamente. Si no, siempre puedes exportarlas en ZIP y enviárselas con un click.
Una foto, un WhatsApp, y a otra cosa. Así de simple.