Gestoría y empresa conectadas: el fin de los emails con nóminas
Si tienes una empresa con empleados, este proceso te sonará: tu gestoría te envía las nóminas por email en un ZIP o una a una. Tú las imprimes, se las das a cada empleado para que las firme, las escaneas y las devuelves por email a tu gestoría. Lo mismo con contratos, finiquitos y cualquier documento que necesite firma.
Es un proceso que lleva décadas sin cambiar. Y cada mes se repite: emails que se cruzan, documentos que se pierden, empleados que "ya firmarán mañana" y gestorías que esperan semanas para tener todo cerrado.
El coste oculto de este proceso
No es solo el tiempo que pierdes imprimiendo y escaneando. Es todo lo que hay alrededor:
- Emails perdidos: ¿dónde estaba la nómina de marzo de Pedro? ¿En qué carpeta la guardé?
- Firmas que no llegan: siempre hay 2 o 3 empleados que tardan días en firmar.
- Documentos sin trazabilidad: ¿quién firmó qué y cuándo? Imposible saberlo.
- Duplicados y versiones: "te reenvío la nómina corregida", "¿cuál es la buena?".
- Dependencia del email: si necesitas un documento, tienes que pedirlo y esperar.
Cómo funciona la integración digital
Con un sistema como Kiwii, la gestoría y la empresa comparten una plataforma. El flujo cambia radicalmente:
- La gestoría sube las nóminas al panel (una a una, en ZIP o en lote). El sistema las distribuye automáticamente a cada empleado según su DNI.
- Cada empleado recibe una notificación por WhatsApp y email con un enlace para firmar digitalmente desde su móvil.
- El documento firmado queda registrado con fecha, hora, IP y sellado blockchain. La gestoría lo tiene disponible al instante.
- Tú, el empresario, no haces nada. El proceso es completamente automático.
Y no solo nóminas
El mismo flujo se aplica a contratos, finiquitos, anexos, certificados y cualquier documento que necesite firma. La gestoría lo sube, el empleado lo firma, todos tienen copia.
Documentos siempre accesibles
¿Necesitas un certificado para el banco? ¿Un parte de horas para una subvención? ¿Las nóminas de los últimos 3 meses? Todo está en tu panel, organizado y descargable en cualquier momento. Sin pedir nada a nadie, sin esperar días.
Ventajas para la gestoría
La gestoría también gana. Tiene su propio panel donde puede:
- Ver el estado de firmas de todos sus clientes
- Descargar documentos firmados al instante
- Gestionar trámites de la Seguridad Social centralizados
- Recibir facturas subidas por el empresario sin intermediarios
- Exportar datos en un click
El resultado
Menos emails, menos llamadas, cero papel, cero firmas perseguidas. El empresario deja de ser el mensajero entre su gestoría y sus empleados. Y la gestoría deja de esperar semanas para cerrar la documentación de sus clientes.
Es un cambio que parece pequeño pero que transforma la relación con tu asesoría. Una vez que lo pruebas, no vuelves al email.